THE EFFICIENCY IMPROVEMENT OF WORKFLOW AND VESSEL RESERVATION IN THE EXPORT DEPARTMENT: A CASE STUDY OF FREIGHT FORWARDER

Abstract

The objectives of this research were. First, they aimed to investigate the operational processes of the shipping department of the case study company. Second, they sought to streamline the workflow in the shipping department to reduce waste and inefficiencies. This involved analyzing the work processes of the outbound cargo reservation staff to identify redundancies and time-wasting activities. The study employed process flowcharts and analyzed problems using a Fishbone diagram or Cause-and-Effect diagram. Subsequently, the Lean methodology was applied to reduce waste and add value to the process, using tools such as ECRS. The application of ECRS principles included consolidating and simplifying processes, making the workflow more efficient. The primary goal was to reduce delays caused by the operations of the outbound cargo reservation department. ​ A comparison of the workflow before and after the improvement revealed a significant reduction in the time required for the work processes. This reduction amounted to 55 minutes, and it was a direct result of the optimization of work processes through the principles of consolidation, simplification, and the integration of technological solutions. As a result, work processes became more efficient and productive.

การศึกษาวิจัยในครั้งนี้ ผู้วิจัยมีจุดประสงค์เพื่อ 1) เพื่อศึกษากระบวนการทำงานของแผนกจองเรือขาออกบริษัทกรณีศึกษา 2) เพื่อลดขั้นตอนการทำงานที่สูญเปล่ากระบวนการทำงานแผนกจองเรือของบริษัทกรณีศึกษา โดยศึกษาขั้นตอนการทำงานของพนักงานแผนกการจองเรือสินค้าขาออก เพื่อมองหาความซ้ำซ้อนของการทำงาน การเสียเวลาที่เกิดความสูญเปล่า นำมาวิเคราะห์เพื่อลดความสูญเปล่าของการทำงาน การทำงานของแผนการจองเรือสินค้าขาออก ศึกษาขั้นตอนการทำงานด้วย Process flowchart โดยวิเคราะห์ปัญหาด้วยแผนผังก้างปลา (Fish bone) หรือแผนผังสาเหตุและผลจากนั้นใช้ระบบลีน (LEAN) ลดความสูญเสีย เปลี่ยนความสูญเปล่าให้มีเกิดคุณค่าด้วยเครื่องมือ ECRS เมื่อใช้หลักการ ECRS ซึ่งได้แก่ การนำขั้นตอนมารวมกัน ทำให้วิธีการทำงานง่ายขึ้น มาเป็นแนวความคิดในการค้นหา แนวทางการปรับปรุงการดำเนินงาน โดยมีเป้าหมาย คือ ลดความล่าช้าที่เกิดจากการทำงานของแผนกการจองเรือสินค้าขาออก การเปรียบเทียบระยะเวลาก่อนการปรับปรุงและหลังการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน จะพบว่า มีระยะเวลาการทำงานที่ลดลง 55 นาที เป็นผลมาจากการปรับเปลี่ยน ปรับปรุงขั้นตอน การทำงานโดยใช้หลักการการรวมกัน (Combine) การทำให้ง่าย (Simplify) และนำระบบเทคโนโลยีเข้ามาประยุกต์ใช้ในการทำงาน จึงทำให้ระยะเวลาในการทำงานลดลงและมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น