THE APPLICATION OF LEAN CONCEPTS TO IMPROVE PROCESS OF THE IMPORT DOCUMENT MANAGEMENT: A CASE STUDY OF THE MECHANICAL SEAL IMPORTER COMPANY

Abstract

The objective of this research aims to examine the current state of the import document management process and apply lean concepts to improve the workflow of the document management process in a case study of the mechanical seal importer. This research utilized flow process chart for steps of work process. It also identified to valued added activities or non valued added activities after that utilized a Cause and Effect Diagram to identify the problems requiring improvement and to find the root causes and applied lean concepts with ECRS principles were used to improve the process which included eliminated and simplify by cutout unnecessary process. The research revealed a reduction in the workflow steps from 15 to 6 main steps in the import document management process. The time taken to complete the process decreased from 2585 seconds (43.08 mins) to 680 seconds (11.33 mins), resulting in a 73.69% reduction in the processing time. An analysis of 12 months' worth of data showed that the company could reduce paper costs by 22,039.50 Baht and black-and-white photocopying costs by 24,684.24 Baht, totaling 46,723.74 Baht in savings. This improvement benefited both employees and the company: employees had more time for other tasks due to reduced workload, and the company significantly cut costs, leading to more efficient and convenient operations.

การวิจัยนี้ มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาสภาพปัจจุบันของกระบวนการจัดการเอกสารนำเข้า และประยุกต์ใช้แนวคิดแบบลีนเพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของกระบวนการจัดการเอกสารนำเข้า ของบริษัทกรณีศึกษาผู้นำเข้าอุปกรณ์ซีลเชิงกล โดยผู้วิจัยทำการวิเคราะห์และแสดงผลด้วยการเขียนแผนผังการไหลของกระบวนการ (Flow process chart) ซึ่งแผนผังนี้ จะแสดงให้เห็นถึงขั้นตอน หรือกระบวนการทำงานตลอดทั้งกระบวนการ และยังแสดงให้เห็นถึงประเภทของขั้นตอนกระบวนการนั้นด้วยว่า เป็นกิจกรรมที่สร้างคุณค่า หรือไม่สร้างคุณค่า จากนั้น ใช้เครื่องมือแผนผังก้างปลา (Cause and effect diagram) ซึ่งกำหนดปัญหาที่ต้องการปรับปรุง และค้นหาสาเหตุที่แท้จริง จากนั้น จึงนำแนวคิดแบบลีนด้วยหลักการ ECRS มาใช้ปรับปรุงขั้นตอนกระบวนการทำงาน รวมถึงการขจัดความสูญเปล่า และทำงานให้ง่ายขึ้น ตัดขั้นตอนไม่จำเป็นออก ผลจากการวิจัย พบว่า สามารถลดขั้นตอนการทำงาน จากเดิมทั้งหมด 15 ขั้นตอน เหลือเพียง 6 ขั้นตอนหลักของกระบวนการจัดการเอกสารนำเข้า และยังสามารถลดระยะเวลาการทำงานจากเดิมใช้เวลา 2,585 วินาที (43.08 นาที) ลดเหลือ 680 วินาที (11.33 นาที) ซึ่งทำให้ขั้นตอนการทำงานลดลงถึงร้อยละ 73.69 และเมื่อนำข้อมูลย้อนหลัง 12 เดือน มาวิเคราะห์ พบว่า บริษัทสามารถลดค่ากระดาษ มูลค่า 22,039.50 บาท และค่าถ่ายสำเนาเอกสารขาวดำ มูลค่า 24,684.24 บาท คิดเป็นต้นทุนที่บริษัทจะสามารถลดลงได้ทั้งสิ้น 46,723.74 บาท ซึ่งการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานนี้ ทำให้พนักงานที่ปฏิบัติงานและบริษัทได้รับประโยชน์ร่วมกันทุกฝ่าย พนักงานมีเวลาไปทำงานอื่นได้มากขึ้น เนื่องจากภาระงานลดลง และบริษัทก็ลดค่าใช้จ่ายลงได้ เป็นผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพและสะดวกมากยิ่งขึ้นในการทำงาน